Vés al contingut (premeu Retorn)

Circuit de tramitació de convenis

 

 1. Poden impulsar la tramitació d’un conveni:

  • El rector/vicerectores/gerent
  • El director o la directora d’una unitat acadèmica
  • El PDI
  • El PAS: Unitat Gestora (SGA, GRI, UTG..., etc.)

Són considerats promotors o promotores del conveni.

La tramitadora, en nom del promotor, introdueix la sol·licitud d’alta de conveni a gconvenis, a la carpeta de sol·licituds, amb la informació :

  • Qui és el promotor i la seva Unitat Acadèmica.
  • Si el conveni implica algun compromís d’espais, de personal, o obligacions respecte a altres unitats o serveis de la UPC.
  • Si el conveni implica compromís de despesa de la UPC, cal anotar les dades següents: exercicis pressupostaris en els que està prevista despesa i concepte pressupostari.
  • Si es tracta de convenis que preveuen operacions jurídiques patrimonials, cal seguir els procediment previstos a la legislació específica (Servei de Patrimoni).
  • La justificació del conveni
  • Dates del conveni i vigència.

Aquesta sol·licitud queda com un esborrany, pendent de la intervenció de la UC.

 

2. Alta i revisió del conveni per part de la UC

La UC dona d’alta definitiva la sol·licitud feta per la tramitadora a l'aplicació de convenis.

La revisió del conveni per part de la UC comporta l’acompliment dels tràmits següents:

- Classificar els convenis segons la seva tipologia.

- Revisar la proposta de conveni per garantir:

  • La competència i les facultats dels signants del conveni.
  • Que el conveni conté els requisits i les clàusules estàndards dels convenis (data, identificació dels signants, clàusules de confidencialitat, LOPD, vigència, transparència...).
  • La forma del conveni (imatge corporativa, correcció lingüística...).
  • L’ús adequat de la marca UPC, d’acord amb el Servei de Comunicació.

A tal efecte, la UC pot sol·licitar la revisió que requereixi d’altres serveis i unitats (ex. Serveis Jurídics, Servei d’Economia, Servei de Gestió Acadèmica, etc.)

Un cop el conveni ha estat consensuat per ambdues parts ja es pot iniciar el circuit de signatura (que són els punts que segueixen), intentem que la UPC signi primer.

 

3. la Memòria Justificativa

La UC genera la Memòria Justificativa a gconvenis

Els vits-i-plaus d'aquesta Memòria es tramiten via Portafirmes UPC, (cal usuari i password intranet). Les persones que han de signar-la, rebran un mail amb la notificació corresponent

 

4. Validació del conveni

4.1. La UC genera el fitxer de la validació del conveni a gconvenis, amb indicació dels responsables que han de validar el conveni

  • Directors/es d’Àrea
  • El gerent
  • El vicerector o vicerectora competent

A tots els convenis que comportin un compromís de despesa per a la UPC, a més del Director d’Àrea competent, signa també la validació del conveni el Director d’Àrea d’Economia.

 

5. Signatura del conveni

5.1. Cal informar a gconvenis si el conveni:

- se signa en paper o amb signatura digital,

- si primer signa la UPC o l'altra part.

- si la signatura del conveni és amb protocol.

- si conté informació confidencial i per tant no es pot publicar al Portal de Transparència

La UC envia el conveni a signar.

Un cop el conveni està signat per totes parts, la tramitadora ha d’enviar un PDF a la UC per tancar el procés.

 

6. Arxiu dels convenis

6.1. Convenis amb signatura electrònica: passen directament del gconvenis a Documentum.

6.2. Convenis amb signatura en paper: la UC indicarà quina és la unitat responsable de l'arxiu en funció de la seva classificació. La tramitadora haurà de fer-se càrrec d’enviar l’original per arxivar on sigui.