Vés al contingut (premeu Retorn)

Circuit de tramitació de convenis


1. Proposta de conveni

1.1. Unitat Promotora

Poden impulsar/prendre la iniciativa de la tramitació d’un conveni:

  • El rector/vicerectores/gerent
  • El director o la directora d’una unitat acadèmica
  • El PDI
  • El PAS: Unitat Gestora (SGA, GRI, UTG..., etc.)

1.2 La unitat promotora del conveni, a través del tramitador, envia la proposta de conveni a la Unitat de Convenis (UC). La proposta de conveni s’ha d’enviar a la UC en format electrònic (word, per poder fer la revisió del conveni). El tramitador ha d'informar  qui és el promotor i com ha de ser la signatura (veure punt 5).

1.3. En cas de convenis institucionals, la proposta de conveni l’elabora la UC, a petició de qualsevol membre del Consell de Direcció.

 

2. Revisió del conveni per la UC

2.1. La revisió del conveni per part de la UC comporta l’acompliment dels tràmits següents:

 a. Donar d’alta el conveni a l'aplicació de convenis gconvenis, el que permetrà conèixer en qualsevol moment l’estat de tramitació del conveni.

 b. Classificar els convenis segons la seva tipologia.

 c. Revisar la proposta de conveni per garantir:

  • La competència i les facultats dels signants del conveni.
  • Que conté els requisits i les clàusules estàndards dels convenis (data, identificació dels signants, clàusules de confidencialitat, LOPD, vigència, transparència...).
  • La forma del conveni (imatge corporativa, correcció lingüística...).
  • L’ús adequat de la marca UPC, d’acord amb el Servei de Comunicació.

A tal efecte, la UC pot sol·licitar l’assessorament que requereixi d’altres serveis i unitats (ex. Serveis Jurídics, Servei d’Economia...)


3. Control de la Memòria Justificativa 

La UC genera la Memòria Justificativa a  gconvenis, amb la informació que ha de proporcionar el tramitador:

  • Qui és el promotor i la seva Unitat Acadèmica.
  • Si el conveni implica algun compromís d’espais, de personal, o obligacions respecte a altres unitats o serveis de la UPC.
  • Si el conveni implica compromís de despesa de la UPC, cal anotar les dades següents: exercicis pressupostaris en els que està prevista despesa i concepte pressupostari.
  • Si es tracta de convenis que preveuen operacions jurídiques patrimonials, cal seguir els procediment previstos a la legislació específica (Servei de Patrimoni).

 Els vits-i-plaus d'aquesta Memòria es tramiten via Portafirmes UPC, (cal usuari i password intranet). Les persones que han de signar-la rebran un mail amb la notificació corresponent

 

4. Validació del conveni

4.1. La UC genera el fitxer de la validació del conveni a gconvenis, amb indicació dels responsables que han de validar el conveni

  • Directors/es d’Àrea
  • El gerent
  • El vicerector o vicerectora competent

A tots els convenis que comportin un compromís de despesa per a la UPC, a més del Director d’Àrea competent, signa també la validació del conveni el Director d’Àrea d’Economia i Serveis.

 

5. Signatura del conveni

5.1. Cal informar a gconvenis si el conveni:

- se signa en paper o amb signatura digital,

- si primer signa la UPC o l'altra part.

- si la signatura del conveni és amb protocol.

- si conté informació confidencial i per tant no es pot publicar al Portal de Transparència

 

6. Arxiu dels convenis

6.1. Convenis amb signatura electrònica: passen directament del gconvenis a Documentum.

6.2. Convenis amb signatura en paper: la UC indicarà quina és la unitat responsable de l'arxiu en funció de la seva classificació.