1. Poden impulsar la tramitació d’un conveni:

• El PDI: Unitat Acadèmica (Escola, Depart., etc)
• El PAS: Unitat Gestora (SGA, GRI, UTG, etc.

Són considerats promotors o promotores del conveni.

La tramitadora, en nom del promotor, introdueix la sol·licitud d’alta de conveni a gconvenis, a la carpeta de sol·licituds, amb la informació :

• Títol i objecte
• Qui és el promotor i la seva Unitat Acadèmica.
• Si el conveni està associat a un altre conveni inicial / marc.
• Si el conveni implica algun compromís d’espais, de personal, o obligacions respecte a altres unitats o serveis de la UPC.
• Si el conveni implica compromís de despesa de la UPC, cal anotar les dades següents: exercicis pressupostaris en els que està prevista despesa i concepte pressupostari.
• Si es tracta de convenis que preveuen operacions jurídiques patrimonials, cal seguir els procediment previstos a la legislació específica (Servei de Patrimoni).
• La justificació del conveni.
• Dates del conveni i vigència.
• Dades econòmiques, indicar si és ingrés, despesa, etc. i l'import.
• Carregar el fitxer del conveni.

Aquesta sol·licitud queda com un esborrany, pendent de la intervenció de la UC.

La UC dona d’alta definitiva la sol·licitud feta per la tramitadora a l'aplicació de convenis.

La revisió del conveni per part de la UC comporta l’acompliment dels tràmits següents:

- Classificar els convenis segons la seva tipologia.

- Revisar la proposta de conveni per garantir:

• La competència i les facultats dels signants del conveni.
• Que el conveni conté els requisits i les clàusules estàndards dels convenis (data, identificació dels signants, clàusules de confidencialitat, LOPD, vigència, transparència...).
• La forma del conveni (imatge corporativa, correcció lingüística...).
• L’ús adequat de la marca UPC, d’acord amb el Servei de Comunicació.

A tal efecte, la UC pot sol·licitar la revisió que requereixi d’altres serveis i unitats (ex. Serveis Jurídics, Servei d’Economia, Servei de Gestió Acadèmica, etc.)

Un cop el conveni ha estat consensuat per ambdues parts ja es pot iniciar el circuit de signatura (que són els punts que segueixen), intentem que la UPC signi primer.

La UC genera la Memòria Justificativa a gconvenis, que la de signar el promotor del conveni i el seu responsable directe.

Els vits-i-plaus d'aquesta Memòria es tramiten via Portafirmes UPC, . Les persones que han de signar-la, rebran un mail amb la notificació corresponent (per entrar al portafirmes cal usuari i password intranet)

4.1. La UC genera el fitxer de la validació del conveni a gconvenis, amb indicació dels responsables que han de validar el conveni

• Directors/es d’Àrea
• El gerent
• El vicerector o vicerectora competent

Els vits-i-plaus de la validació es tramiten via Portafirmes UPC. Les persones que han de signar-la, reben un mail amb la notificació corresponent (per entrar al portafirmes cal usuari i password intranet)

5.1. Cal informar a gconvenis si el conveni:

- se signa en paper o amb signatura digital,

- si primer signa la UPC o l'altra part.

- si la signatura del conveni és amb protocol.

- si conté informació confidencial i per tant no es publicarà al Portal de Transparència

Una vegada introduïda la informació, la UC envia el conveni a signar a través de gconvenis.

5.2.  Si la signatura del conveni és manuscrita i primer signa el rector o qui tingui delegada la signatura:

- caldrà imprimir els originals (rectorat),

- un cop el conveni estigui signat, el tramitador rebrà els originals signats (per correu intern) i els enviarà a l'altra part,

- quan el conveni està signat per totes parts, la tramitadora ha d’enviar un PDF a la UC per tancar el procés i un original al rectorat pel seu arxiu.

5.3. Si la signatura del conveni és manuscrita i  signa primer l'altra part,

- cal envia els originals al rectorat,

- un cop hagi signat el rector o en qui delegui la signatura es torna els originals corresponents al tramitador i un original es queda al rectorat.

- el tramitador quan rep l'original ha d'enviar-ho a l'altra part i ha d'enviar un PDF del conveni a la UC per tal que es pugui tancar l'expedient del conveni a gconvenis.

5.4 Si la signatura del conveni és electrònica i primer signa el rector o en qui delegui la seva signatura

- el tramitador rep un mail automàtic que adjunta el conveni signat, i l'ha d'enviar a l'altra part.

- quan el conveni està signat per ambdues parts, el tramitador envia el PDF a la UC per tal de tancar l'expedient del conveni.

5.5 Si la signatura del conveni és electrònica i primer signa l'altra part.

- el tramitador fa arriba el conveni signat a la UC,

- la UC envia el conveni signat a signatura del rector o en qui delegui la signatura,

- el tramitador rep un mail automàtic que adjunta el conveni signat,

- el gconvenis carrega de forma automàtica el conveni com a signat i tancar l'expedient.

 6. Arxiu dels convenis

6.1. Convenis amb signatura electrònica: passen directament del gconvenis a Documentum.

6.2. Convenis amb signatura en paper: la UC indicarà quina és la unitat responsable de l'arxiu en funció de la seva classificació. La tramitadora haurà de fer-se càrrec d’enviar l’original per arxivar-lo on estigui establert.